Centre Hospitalier Régional Universitaire de Nancy
Le CHRU de Nancy, réparti aujourd’hui sur 11 sites, dont 2 sites principaux, accueille plus de 10 000 personnes chaque jour. Pour bénéficier de la traçabilité de ses clés, améliorer la sécurité et l’autonomie des usagers, le CHRU a fait appel à deister electronic et à ses armoires de gestion de clés électroniques proxSafe®. Entretien avec Julien Cornu, Responsable Cellule Contrôle Qualité Méthodes, Direction des Services Techniques et Sécurité, CHRU de Nancy
L’enjeu : tracer et sécuriser les clés du CHRU tout en améliorant l’autonomie de ses usagers
« Le nombre de clés sur nos 11 sites est énorme » précise Julien Cornu. Auparavant, la prise et la dépose de clés se faisait au PC de sécurité avec des armoires manuelles. Il fallait que les agents du PC de sécurité soient disponibles pour remettre les clés, il allait remplir un registre. « La traçabilité papier était plus compliquée. Nous souhaitions tracer et sécuriser nos clés avec de nouvelles armoires. Nous souhaitions aussi améliorer l’autonomie des usagers pour prendre les clés ». Julien Cornu connaissait deister electronic pour avoir découvert leurs solutions en 2011 sur un salon Parisien de la sécurité. Il avait gardé le contact et la collaboration s’est finalement concrétisée un peu plus tard.
Un déploiement progressif, un fonctionnement simple
Les armoires sont installées progressivement en fonction des besoins. « A chaque expression de besoin d’un service support, comme la logistique, la sécurité, les services techniques, qui peuvent avoir besoin de cette traçabilité via les armoires à clés de deister, nous répondons à leur besoin au coup par coup. Aujourd’hui nous avons installé 7 armoires : près du PC sécurité, dans des entrées de bâtiment, au service technique et au service logistique. Une fois l’armoire installée, nous créons des tutoriels de formation, et, en un mois, les utilisateurs se l’approprient » précise Julien Cornu.
Le fonctionnement est très simple. Tous les employés ont un badge, celui-ci est passé par l’usager sur le terminal d’identification situé à proximité de l’armoire, l’agent est identifié et récupère ses clés. Les super utilisateurs sont des référents locaux pour chaque armoire. Ils ont accès à toutes les clés en cas de problème.
Des fonctionnalités étendues : de la gestion des flottes de véhicules à la réservation de salles de réunion
Les fonctionnalités des armoires à clés de deister electronic via l’application Commander Connect peuvent être étendues à la gestion des flottes de véhicules. Dans le cas présent, les usagers du CHRU ont tous accès à un outil partagé de planning de réservation centralisé sur l’application. Ils réservent, indiquent le lieu de rdv, le nombre de passagers, et le jour venu ils récupèrent la clé du véhicule dans une armoire et la déposent en revenant, ils rentrent les km, les incidents s’il y en a eu. « Cela supprime le carnet de bord et on sait à tout moment où est chaque voiture. Il est possible aussi de faire du covoiturage, si aucune voiture n’est disponible, l’employé peut voir sur le planning si un rdv correspond au trajet qu’il souhaite effectuer » ajoute Julien Cornu. « Outre le partage de véhicule, avec Commander Connect, nous faisons aussi le partage et de la réservation de salles de réunions et nous suivons les informations émanant du controleur de ronde ».
L’application Commander Connect pour administrer le système
« J’administre l’application commander Connect qui est exploitée par de nombreux utilisateurs et qui m’apporte une vue d’ensemble. Le module d’import permet l’intégration automatique des données. Nous gérons les utilisateurs, les droits sur les prises de clés, les groupes de keytags, etc… Les clés sont intégrées manuellement avec leurs nomenclatures d’appellation, leur libellé de repérage technique. Plus d’une vingtaine de rapports sont prédéfinis, dont une dizaine nous est envoyée par mail automatiquement : le kilométrage parcouru mensuellement par les véhicules, le rapport journalier de rondes, les entrées/sorties mensuelles des utilisateurs, des sociétés de ménage. Les rapports sur déclarations instantanées concernent une clé particulière que l’on souhaite surveiller : un mail est automatiquement envoyé à deux ou trois personnes lorsqu’elle est utilisée ».
Les bénéfices : stabilité, fiabilité et gain de temps
Pour Julien Cornu, la qualité N°1, c’est la solidité des armoires et leur fiabilité. « Ces armoires sont clairement fiables, cette stabilité du système est un gain important. Nous observons aussi des gains de traçabilité et de sécurité. Chaque employé utilisateur est déclaré avec ses qualifications qui lui permettent d’utiliser un badge que j’intègre dans le système ».
Il peut y avoir un gain de temps pour la personne qui retire sa clé et pour les véhicules : « Auparavant, il fallait aller au PC sécurité ou à la conciergerie pour récupérer la clé, il y avait un calendrier partagé pour les réservations, il fallait remplir le carnet de bord à remplir, aujourd’hui c’est beaucoup plus simple ».
Julien Cornu estime que l’application Commander Connect est très efficace d’utilisation : « Elle fonctionne bien. Quand c’est configuré, ça ne bouge pas, c’est très fiable, c’est du reste ce qu’on attend d’un tel système ».
Les relations avec les équipes de deister electronic sont bonnes. Un projet de Schéma Directeur Immobilier est actuellement en cours sur les dix prochaines années : « la remontée de tous nos sites sur un site unique. Et cette solution a du sens dans ce cadre. L’objectif sera d’installer une armoire à clés à chaque entrée de bâtiment » conclut Julien Cornu.