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DRK Ortsverein Schwenningen e.V.

Textilmanagement beim Roten Kreuz

Referenz

Das Deutsche Rote Kreuz hat viele wichtige Aufgabenbereiche, die täglich kompetent, effizient und meist von ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen übernommen werden. Umständliche Verwaltungsaufgaben und ineffizientes Klein-Klein beim Management von Dienst- und Arbeitskleidung fällt da direkt nochmal schwerer ins Gewicht, wenn sie derart essenziellen Aufgaben im Wege stehen und unnötig ohnehin schon knappe Zeit und Ressourcen binden.

Weniger Ärger mit Wäschemanagement – mehr Zeit für Schutz und Hilfe

Das sahen auch Heiko Knickrehm, Bereitschaftsleiter beim DRK Ortsverein Schwenningen e.V., und seine Kollegen Daniel Weißhaar und Marvin Böck ein, als die manuelle Verwaltung der Arbeitskleidung der knapp 100 Einsatzkräfte immer unübersichtlicher wurde. Die bisherige Lösung zum Dokumentieren, wer welche Kleidung in welcher Größe ausgehändigt bekommen hatte: Papierlisten. Oft kam es zu Problemen bei der Verfügbarkeit der Kleidungsstücke, Teile gingen verloren, der Rückgabe- und Aufbereitungsprozess war intransparent und unbefriedigend. Das muss besser gehen, dachte sich Heiko Knickrehm, und machte sich auf die Suche nach einer intelligenten, digitalisierten Lösung.

Intelligentes Schranksystem

Fündig wurde er bei deister electronic, mit denen er bereits zusammengearbeitet hatte. Nun findet der Kleidungspool des DRK Schwenningen aus mehreren hundert Polohemden, Hosen und Sweatshirts in verschiedenen Größen in drei Wäscheschränken aus der teXtag®-Serie Platz – ein vierter übernimmt Ausgabe und Verwaltung von Ersatz-Einsatzjacken. Statt umständlich per Hand und gutem Willen Buch darüber zu führen, wer welche Dienstkleidung hat, erfassen das die intelligenten Ausgabeschränke nun voll automatisch und buchen die Kleidung bei Entnahme direkt auf das jeweilige Personalkonto.

Zusätzlich kann jederzeit eingesehen werden, ob der festgelegte Mindestbestand eines Kleidungsstückes unterschritten wurde, damit der Bestand wieder aufgefüllt oder die Wäscherei informiert werden kann. Für den Rückgabeprozess wurde außerdem ein Abwurfschrank mit Wäschesack installiert. Die Mitarbeiter*innen werfen hier einfach ihre Schmutzwäsche ein, wodurch ihr Konto wieder entlastet wird. Der Rückgabeschrank sendet zudem eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine vom DRK definierte Füllgrenze erreicht ist. Aufgrund der hohen Hygieneanforderungen und voluminösen Kleidungsstücke wird der Wäschesack ein bis zweimal die Woche geleert. Alle Benutzer*innen, Kleidungsstücke, Ereignisse und Wäschebewegungen werden hierbei zentral in der mitgelieferten Commander-Connect-Software verwaltet und dokumentiert. Dort kann zudem jederzeit der aktuelle Bestand je Schrank eingesehen werden.

Einfache Installation und Handhabung

Die Schränke wurden fertig zusammengebaut angeliefert und mussten nur noch aufgestellt, ausgerichtet und angeschlossen werden. Das übernahm das technikversierte Team um Heiko Knickrehm kurzerhand selbst. Nur eine Software-Schulung sowie die Inbetriebnahme wurde vor Ort mit Unterstützung durch einen Mitarbeiter von deister electronic vorgenommen.

Gut 300 Kleidungsstücke wurden zu diesem Zweck neu angeschafft und in Zusammenarbeit mit einer hiesigen Wäscherei mit den nötigen RFID-Tags zum Einkleben versehen. Nach einer kurzen Testphase reichte ein kleiner Anleitungszettel, um den Benutzer*innen die Betriebsweise der Schränke zu vermitteln. „Das System ist nicht kompliziert und sehr intuitiv zu bedienen,” freut sich Daniel Weißhaar. „Die Schränke nehmen [dem DRK Schwenningen] nun unauffällig im Hintergrund nervige Verwaltungsarbeit ab und sorgen für eine kontinuierliche sowie zuverlässige Verfügbarkeit von Dienst- und Einsatzkleidung,” ergänzt Heiko Knickrehm. Hygienischere Reinigungszyklen und volle Transparenz kommen noch dazu. Das ist besonders hilfreich, da sich bei den teils stark variablen Auslastungen und Teamgrößen so Engpässe bei der Kleidungsversorgung voraussehen und vermeiden lassen. Und auch viele ehrenamtliche Einsatzkräfte werden motiviert, da für sie stets saubere Einsatzkleidung zur Verfügung steht.

Einsatzkräfte, die beim DRK Schwenningen immer mal wieder für kurze Zeit und spontan mitwirken, bekommen einen temporären Benutzerausweis und haben so Zugriff auf den Dienstkleidungspool. Und auch die bereits vorhandenen Ausweise wurden so in das System integriert, dass nach wie vor nur ein Transponder pro Person notwendig ist. Ein zusätzlicher Pluspunkt, der das Team freut: Die Schränke sind als brandgeschützt zertifiziert.

Bedarf an Optimierung und Modernisierung war schon lange da. Springender Punkt bei der Entscheidung für das intelligente Textilmanagementsystem war die Förderung durch einen Corona-Nothilfefond für bessere Hygienemaßnahmen, aus dem Mittel beantragt werden konnten. Das weckt auch anderweitig Interesse: „Andere Hilfsorganisationen waren bereits da und weitere werden das System noch anschauen,“ sagt Knickrehm.

„Ein weiterer Vorteil der Lösung ist die Software, die modular um weitere Funktionen erweitert werden kann. So evaluieren wir aktuell die Verwendung digitaler Tür- und Spind-Schlösser von deister. Sie können mit den RFID-Mitgliedsausweisen verwendet werden, die bereits für die Nutzung des Textilmanagementsystem in der Software hinterlegt sind.“

Projekt Zusammenfassung

Projektziel

  • Digitalisierte Wäschedokumentation
  • Automatisierte, transparente Aus- und Rückgabe
  • Verbesserung des Hygienemanagements
  • Reduzierung von Schwund

Herausforderung

  • Auch temporäre Einsatzkräfte sollten kurzfristig versorgt werden können
  • Stark schwankender Bedarf aufgrund der pandemischen Lage sollte nicht zu Engpässen führen

Lösung

  • RFID-basiertes Wäschemanagement-System mit intelligenten Ausgabeschränken (texCabinets)
  • Rückgabeschrank (texReturn)
  • Verwaltungssoftware (Commander Connect)

Nutzen

  • Effizientere Prozessabläufe
  • Erhebung von Nutzungsdaten
  • Einfache Verwaltung auch temporärer Einsatzkräfte
  • 24/7 Verfügbarkeit der Kleidung