Ein Ende der Unstimmigkeiten mit doorLoxx und proxSafe

Es ist ein Kreuz mit den Schlüsseln. Einmal in Gedanken irgendwo hingelegt, kann die Sucherei Zeit und Nerven kosten. Das kennt eigentlich jeder, auch wenn er nur Haus- und Autoschlüssel mit sich führt. Wie viel schlimmer ist es bei Unternehmen mit vielen Räumen und Mitarbeitern. Thomas Knop kann ein Lied davon singen, besonders was die Autoschlüssel angeht. In seiner Firma teilen sich vielfach mehrere Nutzer ein Fahrzeug, was die Protokollierung notwendig macht, wer wann und wo unterwegs war. Immer wieder kam es zu Unstimmigkeiten. Für Knop stand fest: So konnte es nicht weitergehen. Der bevorstehende Umzug war die beste Gelegenheit, eine professionelle Lösung zu suchen.

Die Knop Gebäudedienste in Verden an der Aller expandierten in den vergangenen Jahren stark und waren räumlich an ihre Grenzen gelangt. Die Suche nach einer neuen Firmenzentrale führte zu einem ehemaligen Feuerwehrhaus mit Schlauchturm in der Innenstadt. Neben der Sanierung galt es auch, die Entscheidung für Schließ- und Zugangstechnik zu treffen – und das ging schnell: doorLoxx und proxSafe von deister electronic.

Hier sind heute zwei Unternehmen mit zusammen rund 150 Beschäftigten untergebracht: Knop Facharbeit befasst sich mit Zeitarbeit, Personal-Outsourcing und -vermittlung. Bei den Knop Gebäudediensten geht es in erster Linie um Sauberkeit im und ums Gebäude sowie um spezielle Dienste wie Unterhalts-, Glas-, Industrie-, Bauschluss- und Grundreinigungen.

Mit Blick auf den Umzug hatte Thomas Knop seine Anforderungen an eine neue Gesamtlösung für Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung formuliert: "Das System sollte extrem flexibel sein und sich immer unseren Bedürfnissen anpassen können. Auch die Handhabbarkeit sollte einfach sein: Einfache Änderungen bei den Nutzern sollten ohne kompletten Schlüsseltausch erfolgen können."

Zugleich sollte der Schlüsselverlust reduziert werden, da das jedes Mal den Tausch des Zylinders erforderlich macht. Im Gebäude gibt es rund 30 Räume, die die Beschäftigten zu verschiedenen Zwecken nutzten. Die Stärke der Türen variiert. Knop wünschte sich deshalb eine einheitliche Lösung mit einem variablen Schließzylinder, der bei Bedarf an die jeweilige Stärke des Türblatts angepasst werden kann. Schließlich sollte das neue System jederzeit nachvollziehbar machen, wer zu welchem Zeitpunkt wo im Gebäude ist und Zutritt hatte. Nicht zu vergessen die Fahrzeugnutzung: Dieser Aspekt war besonders wichtig, denn oft erfolgen die Schlüsselausgaben für die Fahrzeuge außerhalb der üblichen Bürozeiten, da viele der angebotenen Dienstleistungen früh morgens, in den Abendstunden oder auch an den Wochenenden erledigt werden.

Zugleich sollte das System sicherstellen können, dass sich niemand ohne Zugangsberechtigung einen Schlüssel nehmen kann. Denn der Fuhrpark verfügt auch über Fahrzeuge, die nicht von allen genutzt werden dürfen. Darüber hinaus ist es gut, zu wissen, dass eine automatische Benachrichtigung per E-Mail erfolgt, wenn ein Autoschlüssel nach Feierabend oder nach Beendigung eines Auftrags nicht wieder im Schlüsselschrank deponiert wurde.

Für den Zugang zum Gebäude nutzen die Beschäftigten so genannte Key Fobs, aktive RFID-Transponder mit 128-Bit-AES-Verschlüsselung, die bereits aus einer Distanz von 70 Zentimetern funktionieren. Sie sind mit dem Schließsystem eines Autos vergleichbar. Die intelligente Steuertechnik ist also nicht nur in den Zylindern untergebracht, sondern auch in den Transpondern. Diese sind so programmiert, dass alle aktuellen Daten aufgezeichnet werden können.

Per Zeitstempel wird ein Transponder automatisch nach Ablauf eines definierten Zeitfensters gesperrt. Außerhalb dieser Zeitzone ist kein Zugang zu den Räumlichkeiten des Gebäudes möglich. Über einen "Refresher" werden die Key Fobs mit Zugangsdaten aufgeladen. Neben den digitalen Schließzylindern werden auch noch "Smart Relays" eingesetzt, mit denen sich Motorschlösser oder Garagentore ansteuern lassen. An der Feuerschutztür, an der keine baulichen Veränderungen vorgenommen werden durften, wurde ein Funkschloss installiert und somit in die Gesamtlösung einbezogen.

proxSafe maxx ist ein elektronisches Schlüsselmanagementsystem mit 32 Einheiten, das unter anderem für die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel genutzt wird. Zugriff haben nur berechtigte Personen. Gleichzeitig wird bei diesem Vorgang die Schlüsselausgabe dokumentiert, denn ein Nutzer kann nur den Fahrzeugschlüssel entnehmen, der ihm zugeordnet ist. Parallel dazu erstellt das System eine Übersicht über alle entnommenen Fahrzeugschlüssel.

Als Software-Lösung kommt bei Knop Multi Commander zum Einsatz. Damit werden sämtliche Zugangsberechtigungen, die Schlüsselverwaltung, die Gruppenzuordnung sowie die Zeitprofile und die Berichte darüber, welcher Fahrer mit welchem Fahrzeug wo unterwegs ist, angefertigt.

Thomas Knops Fazit nach über einem Jahr: "Unsere elektronische Zutrittskontrolle ist seit der Installation tagtäglich im Einsatz. Es ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept, einfach in der Einrichtung und der praktischen Anwendung. Vor allem die sehr einfache Bedienung und die hohe Zuverlässigkeit trug entscheidend dazu bei, dass die Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung mit den Komponenten von deister electronic heute bei allen Beschäftigten eine sehr hohe Akzeptanz genießt."

SECURITY insight, 5/2014, Seite 50/51