Kosten sparen mit elektronischer Schlüsselverwaltung

Seit Jahrzehnten werden Schlüssel in der Geschäftswelt verwendet, aber viele Unternehmen sind sich nicht darüber bewusst, wie viel Zeit und Nerven sie die manuelle Verwaltung dieser Schlüssel jährlich kostet. Und erst wenn ein Schlüssel verloren geht oder gestohlen wird, wird einem der wahre Wert dieses Schlüssels bewusst.

In der Folge können die Produktivität, der Schutz von Vermögenswerten und sogar die Sicherheit der Mitarbeiter gefährdet werden. Das alles zieht einen großen Aufwand und unüberschaubare Kosten nach sich, ohne dass eine Verantwortlichkeit nachgewiesen werden kann. Ihre wertvollen Vermögenswerte sollten also bestmöglich geschützt, sicher aufbewahrt und ausschließlich für befugte Personen zugänglich sein, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Viele Unternehmen setzen Mitarbeiter ein, um Schlüssel zu überwachen, zu kontrollieren und auszugeben. Die Schlüsselausgaben werden in einem Schlüsselbuch per Hand gegen eine Unterschrift dokumentiert, ohne ein überschaubares Berechtigungskonzept. Bei Verlust oder Missbrauch kann ein fehlerhaftes Schlüsselprotokoll das Personal und den Nutzer fälschlicherweise belasten und die Verantwortlichkeit nicht verlässlich nachgewiesen werden. Die Fähigkeiten, das Wissen und die Zeit Ihrer Mitarbeiter sind für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert, also warum sollten Sie es nutzen, um einen Prozess zu managen, der leicht automatisiert werden kann?

Zur manuellen Schlüsselverwaltung benötigen Sie rund um die Uhr einen Mitarbeiter, der die Schlüssel überwacht, annimmt und ausgibt, Protokoll im Schlüsselbuch führt und den Schlüssel zurücksortiert. Hier eine Beispielrechnung: Dafür werden ca. 4 Minuten pro Schlüsselausgabe bzw. Schlüsselrückgabe benötigt. Bei angenommen 15 € pro Stunde ergeben sich daraus Kosten von 1 € pro Schlüsselübergabe. Bei beispielsweise 50 Schlüsselbewegungen täglich und 20 Arbeitstagen monatlich werden allein zur Schlüsselausgabe jährliche Kosten von 12.000 € verursacht.

Dazu kommt noch der Zeitaufwand für die Schlüsselsuche und weitere hohe Kosten beim Verlust von Schlüsseln, Wertsachen und unbefugtem Zugriff auf Vermögenswerte, die in dieser Beispielrechnung noch nicht mit aufgeführt sind.

Eine Investition in eine elektronische Schlüsselverwaltung würde sich also schon nach ca. 12 Monaten auszahlen und hohe Kosten im fünfstelligen Bereich einsparen, bei signifikanter Verbesserung der Sicherheit, vereinfachter Zugriffs-Verwaltung und hundertprozentig verlässlicher Kontrolle und Protokollierung.

Als kostengünstige Methode zur Überwachung Ihrer Schlüssel ist ein Schlüsselprotokoll oft die beliebteste Wahl. Leider bleibt hier dennoch viel Raum für menschliches Versagen.

Ob absichtlich oder nicht, ein Fehler lässt sich oft schlecht nachvollziehen und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter nicht verlässlich überprüfen und die Kosten, die auf das Unternehmen zurückfallen können hoch werden.

Auch eine Lösung zur sicheren Aufbewahrung der Schlüssel und das Personal für die Ausgabe kostet Geld. Und ein auf den ersten Blick kostengünstiges System kann teuer werden, wenn die Schlüssel dennoch leicht verloren gehen können.
 

Wenn Schlüssel tagelang verschwinden und in falsche Hände gelangen, können in dieser Zeit Vermögenswerte beschädigt oder gestohlen werden, ohne dass es jemand merkt. Ohne Rückverfolgbarkeit muss Ihr Unternehmen die Kosten tragen und womöglich arbeitet der Täter noch weiter für das Unternehmen.
 

Ohne Aufzeichnungen oder die Überwachung der Verwendung von Schlüsseln kann auch niemand für die Kosten des Unternehmens verantwortlich gemacht werden. Wenn die Nutzer wissen, dass alle Schlüsselentnahmen absolut verlässlich automatisch dokumentiert werden, wird auch ein verantwortungsbewusster Umgang damit selbstverständlich. Eine der zuverlässigsten Möglichkeiten, wie Sie klare Verantwortlichkeit für Ihre wertvollen Schlüssel schaffen können, ist eine elektronische Schlüsselverwaltung.

Damit werden alle Schlüsselbewegungen zuverlässig und automatisch protokolliert, überwacht und gesteuert. Mehr darüber was elektronisches Schlüsselverwaltung ist, erfahren Sie unter „Was ist elektronische Schlüsselverwaltung?“