Case Study Niedersächsische Wach- und Schliessgesellschaft/VSU

Hier sind die Weichen auf Zukunft gestellt: Als erstes Sicherheitsunternehmen Europas und mit rund 5.400 Mitarbeitern einer der großen Sicherheitsdienstleister Deutschlands, hat die Niedersächsische Wach- und Schliessgesellschaft/VSU kräftig investiert. Am Stammsitz in Hannover entstand 2014 auf über 5.000 qm Geschossfläche eine moderne, hochfunktionale Unternehmenszentrale. Von dort aus agiert auch die neue, nach den Vorgaben der DIN EN 50518 errichtete Alarmempfangsstelle (AES) bzw. Notruf- und Serviceleitstelle der Unternehmensgruppe. Damit kann das Traditionsunternehmen technologische Standards bieten, welche die anspruchsvollen Anforderungen für VdS-anerkannte Notruf- und Serviceleitstellen noch übertreffen. Dies gilt ebenfalls für das Management der Kundenschlüssel. Um die besonders strengen Richtlinien in puncto Aufbewahrung und Handling zu erfüllen, holten sich die Hannoveraner einen Spezialisten zur Seite: Seit 2007 ist das intelligente Schlüsselmanagement-System vom Typ proxSafe des RFID-Spezialisten deister electronic im Einsatz.

Kundenorientiert, leistungsstark und flexibel

„Die Zusammenarbeit mit deister electronic reicht bis in das Jahr 1984 zurück“, erinnert sich Andreas Segler, Geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensgruppe Niedersächsische Wach- und Schliessgesellschaft Eggeling & Schorling KG / VSU Vereinigte Sicherheitsunternehmen GmbH. „In der Zeit wollten wir die für die Kontrollgänge unserer Mitarbeiter bis dato üblichen Stechuhren durch ein modernes, rechnergestütztes Dokumentationssystem ablösen. Dafür suchten wir einen regionalen Anbieter, der über das technische Portfolio sowie eine hohe fachliche Kompetenz verfügte und auch seitens der Unternehmensphilosophie zu uns passte. So kamen wir zu deister electronic, dessen Wächterkontrollsystem wir bis heute nutzen.“

Das innovative Managementsystem

In der Firmenzentrale in Hannover arbeiten rund 80 Personen, die etwa 900 Mitarbeiter operativ führen. Herzstück ist die Alarmempfangsstelle. Von hier aus werden Alarm- und Interventionsdienste rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr durchgeführt. Zu den Kunden zählen Industrie- und Handelsunternehmen, Banken und Versicherungen, Betreiber von Chemiestandorten, kerntechnischer Anlagen und Flughäfen sowie Privathaushalte. Um die Kundenschlüssel noch sicherer aufbewahren und deren Verbleib jederzeit lückenlos dokumentieren zu können, entschied man sich für ein leistungsstarkes Schlüsselmanagement, exakt auf den Arbeitsalltag und damit den Kundenbedarf zugeschnitten. Installiert sind proxSafe Systeme vom Typ flexx 36 HE und locker. Die Anlage verwaltet heute mehrere tausend Schlüsselsteckplätze sowohl für das Alarm- als auch das Funkpatrouillenmanagement. Alleine über 2.000 Kundenschlüssel für Alarminterventionen werden in eigens konzipierten Schlüsselschränken aufbewahrt; darüber hinaus gibt es spezielle Fächer für die von der Funkpatrouille benötigten Gegenstände.

Jeder Kundenschlüssel und jedes Schlüsselbund sind an einem keyTag mit RFID-Chip angebracht und durch Codierung und Verplombung gesichert. So lässt sich jede Schlüsselbewegung – also Entnahme und Rückgabe – kontaktfrei dokumentieren. Die Benutzeridentifizierung an den Schlüsselschränken erfolgt mittels Transponder an einem der insgesamt vier proxSafe Terminals. Auch der Zugang zum Aufbewahrungsraum für die Schlüssel erfolgt ausschließlich über eine personalisierte Identifizierung. Über eine speziell entwickelte Schnittstelle ist das deister electronic System mit der Alarmmanagement-Leitstellensoftware der Firma ATS Elektronik GmbH aus Wunstorf verbunden. Gerade die zielführende Kombination von deister electronic und ATS unterstützt eine nachhaltige Prozessoptimierung. So erfolgt die komplette Verwaltung der Schlüssel automatisiert unter Einbeziehung der AES/NSL bei gleichzeitiger lückenloser elektronischer Aufzeichnung.

Die Entnahme und Rückgabe von Schlüsseln ist personenbezogen und wird revisionssicher automatisch dokumentiert. Bei Nicht-Entnahme und/oder NichtRückgabe wird nach definierten Zeiten ein Alarm mit hinterlegten Notfallmaßnahmen ausgelöst. Wichtig ist zudem eine einheitliche nutzerfreundliche Bedienoberfläche. Hinzu kommt, dass proxSafe modular ausgerichtet, kompatibel zu anderen Lesetechnologien und damit zukunftsfähig ist. Die fast wartungsfreie Hard- und Software zieht nur geringe Folgekosten nach sich – im Sinne der nachhaltigen Sicherheit und Kosteneffizienz.

Intelligente Technik für die Zukunft

Früher wurden Kundenschlüssel häufig in Safebags gelegt, eingescannt und in Depots verwahrt, was relativ zeitaufwendig war“, erklärt Andreas Segler. „Auf diese Weise konnten nur die Schlüsselentnahmen und -rückgaben überwacht und dokumentiert werden. Ein Hauptproblem war, dass insbesondere Schlüsselbunde lediglich als Ganzes kontrolliert wurden. Nach der DIN 2172 des VdS für Interventionsstellen müssen jedoch sämtliche Schlüssel nach exakten Vorgaben auf Vollständigkeit geprüft werden; dies verschärft sich noch durch die DIN EN 50518. Um daher nicht alle Schlüssel regelmäßig umständlich zählen zu müssen, brauchten wir also ein intelligentes und integrierbares Schlüsselmanagement-System wie proxSafe.“

Darüber hinaus verkürzen sich die Reaktionszeiten durch eine schnellere Ausgabe der Schlüssel an das Sicherheitspersonal. Und so überrascht es nicht, dass die Niedersächsische Wach- und Schliessgesellschaft/ VSU auch in Zukunft weiter in neue zukunftsweisende Technologien investieren will, um neben der Steigerung des Sicherheitsaspektes auch einen Effizienzgewinn bieten zu können – im Sinne aller. 

»Das Schlüsselmanagement-System proxSafe von deister electronic schafft eine höhere Prozesssicherheit, die so eine wesentlich bessere Qualität in allen Abläufen und damit auch eine spürbare Effizienzsteigerung nach sich zieht. Die Investition in das elektronische Schlüsselmanagement rechnet sich und war ein konsequenter, richtiger Schritt.«

Andreas Segler, Geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensgruppe Niedersächsische Wach- und Schliessgesellschaft Eggeling & Schorling KG / VSU Vereinigte Sicherheitsunternehmen GmbH